Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar

A. Pengertian dan Fungsi Surat Surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain. Dan surat juga bisa disebut termasuk sebagai alat komunikasi tertulis. Lalu lintas persuratan kemudian menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran tertentu, warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dan kode etik tertentu dalam bahasa administrasi disebut tata persuratan. Fungsi surat sebagai berikut. 1. Wakil dan pengirim/penulis 2. Bahan pembuktian. 3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut. 4. Alat pengukur kegiatan organisasi. 5. Bahan pengingat. B. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Sistem pengurusan surat yang biasa dikenal yaitu sebagai berikut. 1. Sistem tradisional atau sistem buku agenda. 2. Sistem pola baru modern atau sistem kartu kendali. Barthia (2009:24-32) berpendapat bahwa cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima oleh sekretaris mengikuti beberapa prosedur, yaitu dengan tahapan sebagai berikut. 1. Melakukan pernyortiran terhadap surat yang masuk. 2. Melakukan pernyortiran selanjutnya. 3. Membuka sampul (amplop) surat. 4. Mengeluarkan surat dari dalam sampul. 5. Meneliti surat. 6. Membaca surat. 7. Menyampaikan surat (intern). 8. Mencatat surat 9. Penanganan surat. Nuraida, (2008) berpendapat bahwa surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi/perusahaan atau antarbagian dalam instansi/perusahaan tersebut, ditunjukan kepada instansi/perusahaan lain atau bagian lain dalam instansi/perusahaan yang sama. 1. Pengelolaan Surat Masuk Menurut Ating Tedjasutisna, prosedur pengelolaan surat yang hendaknya mnggunakan langkah-langkah sebagai berikut. a. Penerimaan Tugas penerimaan yaitu sebagai berikut. 1) mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk. 2) meneliti ketepatan alamat si penerima. 3) menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian. 4) menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima. b. Pernyortiran Pernyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengelolaan lebih lanjut. c. Pencatatan Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan. d. Mengagendakan surat masuk Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan kencayay surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). e. Pengarahan dan penerusan Surat-surat yang perlu untuk diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya. f. Penyampaian surat Penyampaian surat dilakukan oleh pegihas pengarahan atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut. 1) surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi intern. 2)menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan. 3) petugas pengarahan atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan. g. Penyimpanan Berkas dan Arsip Surat Masuk Penyimpanan berkas atau Arsip surat dari pemimpin dilakukan oleh unit pengelolaan kearaipan yang berlaku dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. 2. Pengelolaan Surat keluar Untukk prosedur pengelolaan surat keluar uang baik hendaknya memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut. a. Pembuatan konsep surat Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan. b. Pengetikan Apabila konsep surat telah mendapatkan persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolahan. c. Mengetik Surat dalam Bentuk Akhir Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berk3pala surat atau kop surat. d. Penandatanganan Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani. e. Penandatanganan Dalam pencatatan ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan sebagai berikut. 1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti (lampiran dan amplop) 2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku vernal oleh petugas yang disebut verbalis. 3)Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku vernal x kemudian surat tersebut siap untuk dikirim.